Современные технологии связи значительно упростили деятельность предприятий и организаций. Тем не менее, необходимость в командировках не отпала, хотя, возможно, число их сократилось. Для служебных поездок на далекие расстояния лучшим средством передвижения был и остается самолет. Но порой возможность приобретения проездных документов и регистрации на рейс в формате онлайн ставит перед путешественниками вопрос: как потом отчитаться за потраченные средства.
В статье мы рассмотрим информацию о приобретении авиабилета для полета в командировку, способы оплаты, что подготовить для отчета за поездку перед бухгалтерией.
Способы оплаты авиабилета для командировки
Способов приобрести авиабилеты для служебной поездки с точки зрения бухгалтерии всего два: за наличные деньги или по безналичному расчету. Причем, первый подразумевает также оплату с банковской карты.
Покупка билетов за наличные деньги
Таким способом проездные документы купить может как сам сотрудник, отправляющийся в командировку, так и уполномоченные организацией лица, например, сотрудник бухгалтерии. Это определяется только внутренними правилами компании, других ограничений нет.
За наличные деньги билеты покупают:
- в кассах аэропортов;
- в офисе авиакомпании.
Проблем не возникает, когда оформление билетов берет на себя компания. Командированный в этом случае перед поездкой получает на руки все необходимые проездные документы.
Похожие статьи:
Если же сотрудник приобретает билеты за свои деньги, организация обязана будет возместить ему полную стоимость проездного документа.
Безналичный расчет
В последние годы даже консервативные руководители предпочитают покупать авиабилеты для своих сотрудников, отправляющихся по служебным делам в другой город, в режиме онлайн. В самом деле, никого не нужно отрывать от дел, чтобы поехать в офис авиаперевозчика за билетом. Достаточно потратить несколько минут, не выходя из кабинета, чтобы подобрать оптимальное решение на сайте авиакомпании или агрегаторе билетов. В этом случае бухгалтерия для отчета запрашивает банковскую выписку с расчетного счета.
Документы для отчета после командировки
Любая компания обязана подтверждать документально расходы на командировки. Этого требует Налоговый кодекс РФ (ст. 252). Если сотрудник совершил служебную поездку по обычному билету, приобретенному в кассе, именно этот билет является отчетным документом.
Если же перелет был совершен по электронному авиабилету, то подтверждающими документами являются маршрутная квитанция и посадочный талон (полетный купон).
Маршрутная квитанция – это выписка из общей системы бронирования авиабилетов. В ней указаны код бронирования, тариф, все включенные в стоимость сборы, маршрут (место вылета – место прилета), дата и время рейса, фамилия и имя пассажира. Ее получают на электронную почту после покупки авиабилета в онлайн-режиме.
Однако, следует помнить, что этот документ – всего лишь подтверждение факта покупки билета. Поэтому он обязательно дополняется посадочным талоном, как свидетельством того, что пассажир прошел регистрацию на рейс и сел в самолет.
Посадочный талон содержит практически ту же информацию, что и маршрутная квитанция, но с некоторыми уточнениями: место в самолете, номер выхода на посадку. Также в нем отмечают все этапы предполетного контроля (собственно регистрация на рейс, прохождение досмотра и т. п.).
Дополнительных хлопот не возникает, если командированный регистрируется на рейс в аэропорту: он сразу получает посадочный талон в бумажном формате на руки. А вот при электронной регистрации этот квиток хранится в смартфоне. Но проблем в этом случае не возникает: его можно распечатать в любом удобном для себя месте.
Важно! При электронной регистрации на авиарейс все отметки в посадочном талоне ставятся в электронной базе данных, что не подходит для отчета перед бухгалтерией. Согласно письма Министерства финансов России от 23.09.2019 №03-03-06/1/772906 и ФНС в письме от 11.04.2019 №СД-3-3/3409 посадочный талон подтверждает факт перелета только при наличии штампа о досмотре. Поэтому гражданам, которые летят в командировку, необходимо распечатать купон перед прохождением регистрации в аэропорту.
Как отчитаться, если утрачен посадочный талон
Иногда не все складывается благополучно, и посадочный талон может быть утерян. Что делать в таком случае, как отчитаться перед бухгалтерией?
В таких ситуациях Минфин РФ разрешает использовать справку о перелете в качестве документа, подтверждающего перелет. Такую справку выдает авиакомпания (услуга платная!), рейсом которой командированный летал в служебную поездку. Для ее получения нужно либо посетить офис перевозчика, либо заполнить специальную форму на его сайте.
В документе содержится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- номер заказа;
- маршрут следования;
- посадочное место;
- стоимость билета;
- дата полета.
Справку выдают либо в электронном виде, либо в бумажном. Для отчета требуется документ, предоставленный в оригинале, то есть, в бумажном формате.
Важно! Если командированный не предоставит документов, подтверждающих факт перелета, его руководство имеет право отказать ему в возмещении расходов или компенсировать их частично, в пределах суммы, прописанной внутренним положением о командировках.
